Trouwlocaties in België: kiezen en vergelijken

Eerst tellen, per moment

Een zaal heeft niet één capaciteit. Ze heeft er minstens drie: hoeveel mensen er aan tafel zitten, hoeveel er staan op een receptie, en hoeveel er nog passen als er een dansvloer ligt. Een zaal die "tot 200 personen" adverteert, kan de receptie bedoelen. Aan ronde tafels met een dansvloer en een dj-plek kan dat veel minder zijn. Vraag dus altijd naar het getal per opstelling, niet naar het grootste getal.

Zet daarom jullie gastenlijst op per moment voor je een zaal bezoekt. Wie komt naar de ceremonie, wie naar de receptie, wie blijft eten, wie komt pas op het avondfeest. Een collega die alleen op de receptie komt, telt niet voor het diner. Kinderen tellen apart als ze een eigen menu of een eigen tafel krijgen. Met die vier getallen weten jullie welke opstelling de zaal moet halen, en op welk moment het het drukst is.

Laat wat marge. Het aantal dat ja zegt, ligt pas weken voor de trouw vast. Een zaal die precies op jullie getal zit, laat geen ruimte voor een tafel extra of een buffet dat meer plaats vraagt dan gedacht. Vraag ook of het getal voor een zittend diner geldt met of zonder dansvloer, en waar de band of dj staat.

Het aantal stuurt ook het geld. Wat per persoon meegroeit en wat vast blijft, staat bij de kosten van een trouwfeest voor 100 personen. Rekenen met jullie eigen offertes doe je in het trouwbudget.

Eigen keuken, vrije keuze of een lijst

Hoe een zaal met eten werkt, bepaalt de helft van jullie offertes. Er zijn grofweg drie vormen. De zaal heeft een eigen keuken en kookt zelf. De zaal laat jullie vrij een traiteur kiezen. Of de zaal werkt met een lijst van traiteurs, en jullie kiezen daaruit.

Een eigen keuken is één aanspreekpunt en één factuur. Jullie kiezen dan wel uit hun menu's. Bij vrije keuze kiezen jullie zelf, maar vraag wat de zaal ter plaatse voorziet: een keuken of enkel een spoelruimte, koelcellen, stroom, wie afruimt en afwast. Bij een lijst vraag je de lijst op tijdens het eerste gesprek, en of één van die traiteurs jullie datum nog vrij heeft.

Drank vraagt een eigen vraag. Komt de drank van de zaal, mogen jullie eigen wijn of cava meebrengen, en rekent de zaal daar dan iets voor per fles? Wie schenkt, en tot welk uur loopt de drank in de afspraak? Een offerte die "drank inbegrepen" zegt zonder uren of soorten, kun je niet vergelijken.

Eén trouw per dag, of meer

Vraag of jullie de enige trouw zijn die dag. Sommige locaties hebben meerdere zalen en verhuren ze tegelijk. Dat is niet fout, maar het verandert de dag: twee recepties op dezelfde parking, twee bruiden op dezelfde trap voor de foto, een gedeelde tuin.

Vraag ook wat "exclusief" precies dekt. Alleen de zaal, of ook de tuin, de terrassen en de kamers? Vanaf welk uur kunnen de leveranciers binnen om op te bouwen, en wanneer moet alles buiten zijn? Is er een trouw de dag ervoor of erna, dan is de tijd voor decoratie en afbraak korter. Laat het uur van toegang en het uur van vertrek in het contract zetten.

Einduur en geluid: wat VLAREM vraagt

Elektronisch versterkte muziek valt in Vlaanderen onder de milieuregels van VLAREM II, schrijft het Departement Omgeving ↗. Dat geldt voor een dj, een playlist en ook voor een band die versterkt speelt. Een feestzaal die aan derden verhuurd wordt, is volgens het stroomschema van het Departement Omgeving een openbare inrichting, ook als alleen genodigden binnen mogen. Een trouwfeest in eigen tuin is een private activiteit: daar geldt geen maximum op het feest zelf, wel de geluidsnormen bij de buren (stroomschema ↗).

In een zaal hangt het maximum af van hoe vaak er muziek is en wat de zaal heeft aangevraagd. Tot 85 dB(A) LAeq,15min hoeft de zaal voor de muziek niets aan te vragen. Speelt er meer dan twaalf keer per jaar luidere muziek, dan is de zaal een ingedeelde inrichting. Tot 95 dB(A) LAeq,15min is dat een inrichting van de derde klasse, met minstens een melding bij het college van burgemeester en schepenen. Tot 100 dB(A) LAeq,60min is het de tweede klasse, met een omgevingsvergunning. Een zaal waar minder vaak luide muziek is, vraagt per feest een toelating aan het college, met een maximum van 100 dB(A) LAeq,60min (stroomschema ↗).

Boven 85 dB(A) moet de zaal het geluid de hele avond meten of een geluidsbegrenzer gebruiken. Wie het volume bedient, moet het gemeten niveau zien, het maximum hangt uit in de zaal, en bij een overschrijding gaat het volume meteen omlaag. Boven 95 dB(A) wordt het niveau ook geregistreerd, tenzij er een begrenzer is, en krijgen gasten gratis oordopjes (stroomschema ↗).

Dan zijn er de buren. Voor een zaal boven 85 dB(A) gelden omgevingsnormen die verschillen voor dag (7 tot 19 uur), avond (19 tot 22 uur) en nacht (22 tot 7 uur), en die zijn 's avonds en 's nachts strenger. Daardoor kan de muziek na 22 uur stiller moeten, ook als de zaal binnen hetzelfde maximum houdt. De gemeente kan strengere voorwaarden opleggen, en ook een politiereglement kan iets over geluid zeggen (veelgestelde vragen ↗). Een feest in een tent of in openlucht, buiten jullie eigen tuin, is beperkt tot 85 dB(A) LAeq,15min, tenzij het college een toelating geeft. Een huwelijksfeest staat in VLAREM II uitdrukkelijk bij de "bijzondere gelegenheden" waarvoor dat kan (veelgestelde vragen ↗).

Dit is de verantwoordelijkheid van de zaal, niet van jullie. Jullie vraag is concreet: welk maximum geldt hier, staat er een geluidsbegrenzer, moet de dj of band erop aansluiten, en tot welk uur mag de muziek spelen. Huren jullie een weide of een loods en zetten jullie zelf een tent, dan zijn jullie wel de organisator. Vraag dan de gemeente vooraf wat ze nodig heeft. Deze regels gelden in Vlaanderen. Brussel en Wallonië hebben eigen regels (veelgestelde vragen ↗).

Muziek en Unisono

Los van het geluidsniveau is er de licentie voor de muziek. Volgens Unisono ↗ heb je geen licentie nodig als het feest gratis is, er geen reclame voor gemaakt wordt, het binnen de familiekring blijft en bij jullie thuis doorgaat. Uitdrukkelijk niet in een feestzaal of polyvalente zaal. Een trouwfeest in een gehuurde zaal valt dus onder Unisono.

Heeft de zaal zelf een licentie, vraag dan welke. Unisono schrijft dat een licentie "polyvalente zaal" enkel de billijke vergoeding dekt, voor artiesten, muzikanten en producenten, en niet de auteursrechten. Die regelt de organisator altijd zelf. Spreek af wie dat doet: jullie, de dj of de zaal. De tarieflijst van Unisono vraagt om de licentie minstens vijf dagen voor het muziekgebruik te regelen (tarieflijst ↗). Wat Unisono aan bedragen publiceert, en wat die wel en niet dekken, staat bij wat een trouw kost.

De ceremonie op de locatie

Een symbolische ceremonie kan overal waar de zaal het toelaat: in de tuin, onder een boom, in een schuur. Ze is voor de wet geen huwelijk en vervangt het burgerlijk huwelijk niet. Vraag de zaal of de ceremonie in de huur zit of een aparte ruimte kost, wie stoelen zet en weer weghaalt, of er een micro is voor de speeches, en waar de ceremonie heen gaat als het regent. Plan ook de tijd tussen ceremonie en receptie: wie zet de ruimte om terwijl de gasten klinken?

Het burgerlijk huwelijk is iets anders. Het wordt voltrokken door een ambtenaar van de burgerlijke stand, in het gemeentehuis, of op een andere openbare plaats met een neutraal karakter als de gemeenteraad die plaats heeft aangewezen (Vlaanderen.be ↗). Een feestzaal die jullie zelf huren, staat daar niet automatisch bij. Wat telt, is de lijst van de gemeente.

Gent is een voorbeeld. Stad Gent ↗ noemt vier plaatsen om voor de wet te trouwen: het stadhuis, het Gravensteen (op vrijdag, telkens één koppel), de tuin van de Sint-Pietersabdij (op vrijdag, tussen 1 mei en 30 september) en het dienstencentrum (op woensdag, behalve in augustus). Voor het Gravensteen en de abdij is een plaatsbezoek vooraf verplicht. De abdij heeft ook zalen waar je een receptie of avondfeest kunt geven. De kost van een huwelijk op locatie betaal je volgens de stad bij de aangifte aan het loket (stad Gent ↗). Een privézaal staat niet op die lijst.

Brugge biedt drie plaatsen: de Gotische Zaal van het stadhuis, het gemeenschapshuis in Zeebrugge en het strand van Zeebrugge, dat laatste op één vrijdagvoormiddag per maand van april tot en met september (stad Brugge ↗). Andere steden hebben een kasteel, een park of geen enkele buitenlocatie. Jullie trouwen in de gemeente waar een van jullie ingeschreven is, dus het is de lijst van die gemeente die telt, niet die van de gemeente waar de zaal ligt. Per stad staat het bij trouwen op het stadhuis, per stad.

Overnachten en toegankelijkheid

Komen er gasten van ver, of wil niemand nog rijden na het feest, vraag dan of er kamers op de locatie zijn en hoeveel. Boeken de gasten zelf, of reserveren jullie een blok kamers? Tot wanneer houdt de zaal die kamers vast, en wat gebeurt er met kamers die niemand neemt? Is er een ontbijt of een brunch de dag erna, en hoe laat moeten de kamers vrij zijn? Zonder kamers ter plaatse kijk je naar hotels in de buurt, het laatste openbaar vervoer en een taxi of pendelbus.

Denk ook aan wie minder goed te been is. Is de ingang zonder trappen bereikbaar, ook die van de ceremonieplek in de tuin? Is er een aangepast toilet? Kan een wagen tot aan de deur rijden? Liggen de zaal, de toiletten en de tafels op hetzelfde niveau? Een rustige hoek, weg van de luidsprekers, is welkom voor oudere gasten en voor ouders met een baby. Kijk dat zelf na bij het bezoek, ook als de site zegt dat de zaal toegankelijk is.

Voorschot, annulering en wat op papier moet

Veel zalen vragen een voorschot om de datum vast te houden. Betaal het pas als de datum schriftelijk bevestigd is, op naam van de zaal die ook het contract tekent. Vraag wanneer het saldo betaald moet worden en zet die datum meteen in jullie planning. De laatste maand voor de trouw is duur als alle saldo's samenvallen.

Lees de annuleringsvoorwaarden voor je tekent, in twee richtingen. Wat verliezen jullie als jullie annuleren of de datum verschuiven, en hangt dat af van hoe lang vooraf? En wat gebeurt er als de zaal annuleert, sluit of verkocht wordt? Vraag ook wat er gebeurt bij overmacht, en of een nieuwe datum dan mogelijk is zonder nieuw voorschot.

Laat in het contract zetten wat nu nog een mondelinge afspraak is. Datum, de uren van toegang, van het einde van de muziek en van vertrek. Welke ruimtes jullie hebben en of jullie de enige trouw zijn. Het aantal gasten waarvoor de prijs geldt, en of er een minimumaantal of een minimumbesteding is. Wat inbegrepen is: tafels, stoelen, linnen, personeel, verwarming, schoonmaak. Of de prijs met of zonder btw is. Hoe de catering werkt, met eventueel kurkgeld. Welke decoratie niet mag, zoals kaarsen, confetti of nagels in de muur. Het geluidsmaximum en wie de Unisono-licentie regelt. Wie aansprakelijk is voor schade, en of jullie daar een verzekering voor nodig hebben.

Een offerte die een van die punten niet noemt, is niet goedkoper of duurder. Ze is onvolledig. Vraag het na en laat het aanvullen, zodat jullie twee zalen naast elkaar kunnen leggen.

Vragen bij een bezoek

Ga liefst kijken op een moment dat lijkt op jullie trouw: hetzelfde uur, en als het kan in hetzelfde seizoen. Een zaal die om tien uur 's ochtends licht is, kan om negen uur 's avonds donker zijn. Neem de getallen per moment mee, en jullie gewenste datum. Of jullie die al hebben, en hoe vast ze moet zijn, staat bij trouwdatum vastleggen.

Over de dag: is onze datum vrij, en zijn we de enige trouw? Hoeveel gasten zitten hier aan tafel met een dansvloer, en hoeveel passen er staand op de receptie? Waar gebeurt wat als het regent? Vanaf wanneer mogen we binnen, en tot wanneer mag de muziek spelen?

Over eten en drank: kookt de zaal zelf, kiezen we vrij of uit een lijst? Wat voorziet de zaal aan keuken, koeling en personeel? Mogen we eigen drank meebrengen?

Over geluid en muziek: welk geluidsmaximum geldt hier, is er een begrenzer, en waar staat de dj of band? Welke Unisono-licentie heeft de zaal, en wat dekt ze?

Over de rest: zijn er kamers, en voor hoeveel mensen? Is alles zonder trappen bereikbaar? Hoeveel plaatsen zijn er op de parking? Gelden er regels voor de fotograaf, voor een drone of voor flitslicht? Hoe je de fotograaf kiest, staat bij trouwfotograaf kiezen. En als laatste: wat staat er in het contract, en mogen we het meenemen om rustig te lezen?

De trouwchecklist zet datum en locatie vooraan, omdat de rest ervan afhangt: de gemeente, de traiteur en de fotograaf volgen pas als de zaal vastligt.

Hoe de provinciepagina's gemaakt zijn

De gids omvat de tien Belgische provincies en Brussel. In Brussel en de Waalse provincies beginnen we met één gecontroleerd adres per regio; de Vlaamse selecties zijn uitgebreider. Het is een redactionele selectie, geen volledige lijst of rangschikking. Geluidsregels verschillen per gewest: de uitleg hierboven geldt alleen voor Vlaanderen.

Elk feit over een zaal komt van de eigen site van die zaal: hoeveel gasten aan tafel en op een receptie, hoe de catering werkt, of er overnachting is en of er een ceremonie op de locatie kan. Zegt de site iets niet, dan staat er een streepje, geen schatting. Bij elke provincie staat de datum waarop we de sites nagekeken hebben. Zalen veranderen hun aanbod, dus vraag het altijd zelf na.

Geen zaal betaalt om op die pagina's te staan, en Ringske heeft met geen enkele zaal een samenwerking of een commissie. Klopt er iets niet meer, of willen jullie een zaal voorstellen, laat het weten via de contactpagina.

In Ringske zetten jullie de zalen die jullie bezoeken bij de leveranciers, per categorie, met status, prijs en de sterren van elk van jullie. Een geboekte leverancier staat meteen in het budget.