Een trouwfotograaf kiezen: prijs, offertes en contract

Wat de prijs bepaalt

Een fotograaf verkoopt tijd op de dag zelf en werk achteraf. Op de offerte staat meestal een pakket: zoveel uren aanwezig, zoveel bewerkte foto's, geleverd binnen een termijn. Wat buiten het pakket valt, komt erbij. Hoe die stukken samen de prijs maken, verschilt per fotograaf. Met de vragen hieronder wordt het verschil zichtbaar.

Uren. Begint de fotograaf bij het klaarmaken, of pas aan het gemeentehuis? Blijft hij tot de openingsdans, of vertrekt hij na de taart? Tel de uren uit jullie eigen planning, niet uit het pakket. Wie om tien uur bij de kapper zit en om middernacht nog danst, heeft een andere dag dan een koppel met een ceremonie en een receptie. Vraag ook wat een uur extra kost als het feest uitloopt, en of elk begonnen uur telt.

Een tweede fotograaf. Twee mensen kunnen op twee plaatsen tegelijk zijn: bij elk van jullie tijdens het klaarmaken, of vooraan en achteraan tijdens de ceremonie. Of jullie dat nodig hebben, hangt af van hoe jullie dag loopt. Maken jullie je samen klaar op één plek en is het gezelschap klein, dan is één fotograaf vaak genoeg.

Het aantal foto's en de levertermijn. Vraag hoeveel bewerkte foto's jullie krijgen, of dat een minimum is of een schatting, en wat "bewerkt" betekent: kleur en licht, of ook retouche. Vraag wanneer jullie ze krijgen. Een kleine selectie een paar dagen na de trouw is iets anders dan de volledige reeks. Een kortere levertermijn kan een meerprijs zijn.

Album en afdrukken. Een album is een apart product, met een prijs die afhangt van formaat en aantal pagina's. Vraag of het in het pakket zit, wie de foto's kiest en hoeveel keer jullie de opmaak mogen laten aanpassen. Vraag apart naar albums voor de ouders.

Verplaatsing en video. Ligt de zaal ver van de fotograaf, dan staan er soms kilometers of een overnachting op de offerte. Vraag het vooraf, zeker als ceremonie, fotoshoot en feest op verschillende plaatsen zijn. Video is een tweede vak: een andere persoon, een eigen montage, een eigen levering. Sommige fotografen bieden het samen aan, andere werken met een vaste videograaf. Vergelijk dan het geheel, niet de twee helften apart.

Een kleine post die makkelijk vergeten wordt: eten. Een fotograaf die van de middag tot de nacht werkt, heeft ook een maaltijd nodig. Spreek af wie die regelt, en tel het bij de traiteur, niet bij de fotograaf.

Offertes vergelijken

Twee offertes met hetzelfde totaal kunnen iets heel anders zijn. Vergelijk ze daarom niet op de onderste regel, maar op wat erin zit. Splits elke offerte in een vast deel en extra's. Het vaste deel betalen jullie hoe dan ook. De extra's komen erbij als de dag uitloopt, als jullie een album willen, of als de fotograaf moet overnachten.

Schrijf per fotograaf dezelfde regels op. Aantal uren, van wanneer tot wanneer. Eén of twee fotografen. Aantal bewerkte foto's. Levertermijn. Hoe jullie ze krijgen: een online galerij, een download, een usb-stick. Album ja of nee. Verplaatsing. Prijs per extra uur. Video. Wat niet op de offerte staat, vraag je per mail, zodat het antwoord op papier staat.

Vraag ook de totale prijs, met alle belastingen. Het Wetboek van economisch recht ↗ verplicht een onderneming om een consument die prijs te geven voor die gebonden is: in artikel VI.2 voor een gewone overeenkomst, in artikel VI.45 voor een overeenkomst op afstand. Kan de prijs door de aard van de dienst niet vooraf berekend worden, dan moet de onderneming zeggen hoe hij berekend wordt. Staat er op een offerte voor jullie als particulier alleen een bedrag zonder btw, vraag dan wat jullie echt betalen.

In Ringske zetten jullie fotografen bij Leveranciers, in de categorie Fotograaf. Per fotograaf noteren jullie de prijs, en in het veld "Wat zit erin?" wat inbegrepen is. Elk van jullie geeft eigen sterren, en waar jullie verschillen, staat dat erbij. Valt er een af, dan noteren jullie waarom: niet vrij, te duur, klikte niet. Boeken jullie er een, dan staat die met zijn prijs meteen in het trouwbudget. Offertes en contracten bij de leverancier bewaren zit in Complete. Wat dat kost, staat op de prijspagina. Met Ringske op je gsm hebben jullie het budget bij de hand, ook als jullie net bij een fotograaf zitten.

Een fotograaf is een vaste post. Zijn prijs groeit niet mee met elke gast, zoals het eten en de drank. Hoe je een budget splitst in vast en per gast, staat bij wat een trouw kost. Wat bij honderd gasten wel meegroeit, staat bij de kosten van een feest voor 100 personen.

Een fotograaf kiezen

Begin bij jullie datum. Een fotograaf kan op één dag zelden twee trouwen doen. Vraag dus eerst of hij vrij is, voor jullie verliefd worden op een portfolio. In de takenlijst van Ringske staat "Fotograaf (en videograaf) boeken" op ongeveer tien maanden voor de trouw, na de zaal en de gemeente. Dat is de volgorde van de trouwchecklist, geen wet. Wie nog geen locatie heeft, begint bij de gids over trouwlocaties. De tijdlijn per maand zet de rest op een rij.

Kijk naar volledige reportages, niet naar de beste twintig foto's op Instagram. Een selectie laat zien wat een fotograaf kan op zijn beste moment. Een volledige trouw laat zien wat hij doet in een donker gemeentehuis, bij een groepsfoto met veertig mensen, als het regent, om elf uur 's avonds op de dansvloer. Vraag twee of drie volledige galerijen, liefst van een trouw die op die van jullie lijkt: binnen of buiten, klein of groot, overdag of 's avonds.

Over stijl bestaan veel woorden: documentair, editoriaal, fine art, klassiek. Ze betekenen niet bij elke fotograaf hetzelfde. Kijk liever naar twee dingen. Hoe zien de kleuren eruit, en vinden jullie die over twintig jaar nog mooi? En hoeveel is er geposeerd, tegenover wat gewoon gebeurt? Wie een hekel heeft aan poseren, vraagt hoe lang de fotoshoot duurt.

Spreek af voor jullie tekenen, in het echt of met video. Die persoon staat de hele dag dicht bij jullie, dichter dan de meeste gasten. Let op hoe hij vragen stelt over jullie dag, of hij luistert naar wat jullie niet willen, en of hij al eens in jullie zaal gewerkt heeft. Vraag wat er gebeurt als hij ziek wordt: is er een vervanger, en wie kiest die?

Zoeken jullie een fotograaf in Gent, Antwerpen of Limburg, dan zijn de vragen dezelfde. Wat per regio verschilt, is vooral de verplaatsing. Vraag wat die kost, en of de fotograaf de plek kent.

Is de fotograaf geboekt, geef hem dan de planning van de dag. In Ringske staat die in het draaiboek, en een geboekte leverancier staat er vanzelf bij de belangrijke contacten. Zet er ook bij welke groepsfoto's jullie willen en wie daarvoor bij elkaar moet staan. Dat scheelt een half uur roepen op de dag zelf.

Wat in het contract hoort

Een offerte is nog geen contract. Laat de afspraken op papier zetten, en lees ze voor jullie het voorschot betalen. Een kort lijstje: de datum en de uren, de adressen, wie komt fotograferen (de fotograaf zelf of een medewerker), de levertermijn en de vorm, het aantal foto's, wat er met het album gebeurt, de prijs per extra uur, het betalingsschema met voorschot en saldo, wat er gebeurt als een van beide partijen annuleert, en wat jullie met de foto's mogen doen. Dat laatste is auteursrecht. Daar gaat de volgende paragraaf over.

Voor overeenkomsten tussen een onderneming en een consument somt artikel VI.83 van het Wetboek van economisch recht ↗ bedingen op die in elk geval onrechtmatig zijn. Een paar ervan raken het voorschot en de annulering. Een contract mag de onderneming niet toestaan wat jullie betaalden te houden als jullie afzien van de overeenkomst, zonder dat jullie een gelijkwaardige schadevergoeding krijgen als de onderneming zich terugtrekt (27°). Het mag haar niet toestaan de voorschotten te houden als ze zelf de overeenkomst opzegt (28°). Het mag geen vergoeding vastleggen voor jullie als jullie je verplichtingen niet nakomen, zonder een gelijkwaardige vergoeding ten laste van de onderneming als zij in gebreke blijft (17°). En een schadevergoeding die duidelijk niet in verhouding staat tot het nadeel dat de onderneming kan lijden, mag er ook niet in (24°).

Artikel VI.84 zegt wat er dan gebeurt: zo'n beding is verboden en nietig, en de rest van de overeenkomst blijft bindend als ze zonder dat beding kan bestaan. Hetzelfde artikel VI.83 verbiedt ook een beding dat jullie bij overmacht niet laat ontbinden, tenzij tegen een schadevergoeding (12°). In de praktijk: lees de annuleringsclausule twee keer. Eén keer alsof jullie annuleren, één keer alsof de fotograaf annuleert. Staan er alleen gevolgen voor jullie in, vraag dan wat er gebeurt als het andersom loopt.

Dit is een samenvatting van het wetboek, geen juridisch advies. Voor een concreet contract dat niet klopt, is een jurist de juiste persoon.

Zet voorschot en saldo, elk met een datum, bij de fotograaf in het trouwbudget. Met Complete volgen jullie in Ringske voorschotten en saldo's met hun vervaldatum, en wie wat betaalt. Zo zien jullie welke maand zwaar wordt, voor ze er is.

Van wie zijn de foto's?

Het auteursrecht ligt bij de fotograaf, als auteur. Artikel XI.165 van het Wetboek van economisch recht ↗ geeft alleen de auteur het recht om een werk te reproduceren en aan het publiek mee te delen, ook online. Wie de foto's bestelt en betaalt, krijgt die rechten daar niet automatisch bij. Artikel XI.167 zegt het zelf: de overdracht van het voorwerp waarin een werk zit, geeft niet het recht om het werk te exploiteren. Een usb-stick of een album in jullie kast is dus nog geen overdracht van de rechten.

Wat jullie mogen, staat in het contract. Het wetboek laat de auteur zijn rechten overdragen of in een gewone of exclusieve licentie geven. Ten aanzien van de auteur worden alle contracten schriftelijk bewezen, en de bedingen over het auteursrecht worden restrictief geïnterpreteerd. Voor elke manier van gebruik moeten de vergoeding, de reikwijdte en de duur uitdrukkelijk bepaald zijn. Wat niet uitdrukkelijk in het contract staat, neem je dus beter niet als vanzelfsprekend aan.

Schrijf daarom op wat jullie willen doen. Foto's delen met familie en gasten. Ze op sociale media zetten. Ze op jullie trouwsite zetten. Afdrukken laten maken, of een album bestellen bij een andere drukker. Een foto gebruiken op de bedankkaartjes. Een uitsnede of een filter maken voor Instagram. Vraag of dat mag, voor hoe lang, en of jullie de naam van de fotograaf moeten vermelden.

Die laatste twee zijn geen details. Naast de rechten die hij kan overdragen, heeft de auteur een moreel recht dat onvervreemdbaar is. Het wetboek noemt het recht om het vaderschap van het werk op te eisen, en het recht op eerbied voor het werk, waarmee hij zich kan verzetten tegen elke wijziging. Een globale afstand van de toekomstige uitoefening van dat recht is nietig. Een zwart-witfilter of een strakke uitsnede spreek je dus vooraf af.

Het auteursrecht blijft bestaan tot zeventig jaar na de dood van de auteur (artikel XI.166). Voor foto's geldt die termijn als ze oorspronkelijk zijn, in de zin dat ze een eigen intellectuele schepping van de auteur zijn. Wat jullie nu afspreken, blijft dus lang gelden.

Jullie gezicht, en dat van de gasten

Op een foto rust meer dan auteursrecht. Artikel XI.174 van het Wetboek van economisch recht ↗ zegt dat de auteur of de eigenaar van een portret het niet mag reproduceren of aan het publiek meedelen zonder toestemming van wie erop staat. Dat werkt in twee richtingen. De fotograaf heeft jullie toestemming nodig om jullie foto's in zijn portfolio, op zijn site of op sociale media te tonen. En jullie hebben de toestemming van een gast nodig om diens portret publiek te maken.

Staat er in het contract een clausule over gebruik in het portfolio, lees ze dan en beslis zelf. Willen jullie niet online, of alleen zonder de kinderen, of alleen na de trouw, schrijf dat erbij.

De Gegevensbeschermingsautoriteit ↗ (GBA) maakt een onderscheid dat voor een trouw nuttig is. Wie ermee instemt om gefotografeerd te worden, stemt daarmee niet noodzakelijk in met de publicatie of verspreiding. Het zijn twee toestemmingen die los van elkaar staan en apart gevraagd worden. De GBA raadt een schriftelijk akkoord aan, omdat dat makkelijker te bewijzen is.

Toestemming is ook specifiek, schrijft de GBA ↗: een afbeelding mag niet voor een ander doel gebruikt worden dan waarvoor iemand toestemming gaf. Binnen een gesloten kring, zoals een school of een vereniging, beveelt de GBA een schriftelijke toestemming aan voor gerichte beelden, waarin een of meer mensen worden uitgelicht. Voor sfeerbeelden, waarop niemand specifiek naar voren komt, volstaat het volgens de GBA de mensen te informeren dat zulke beelden genomen worden, met welk doel en voor welke publicatie.

Niet elke foto valt onder de privacywet. De wet van 30 juli 2018 is volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit ↗ niet van toepassing op beelden die voor uitsluitend persoonlijke doeleinden genomen zijn, binnen de woning of het gezin, zoals een familiealbum. Ook beelden die online staan met een beperkte toegang en bereik, zoals in een groep of een privégesprek op sociale media, noemt de GBA als uitzondering. Ze schrijft erbij dat dit geval per geval getoetst moet worden. Het portretrecht uit het wetboek staat daar los van.

Praktisch: laat gasten weten dat er een fotograaf is en waar de foto's terechtkomen. Vraag wie liever niet publiek op een foto staat, en geef die namen door aan de fotograaf. Staan er kinderen van anderen op een foto die jullie publiek willen tonen, vraag het dan aan hun ouders.

Foto's op jullie trouwsite

Een trouwsite kan twee soorten foto's tonen. Voor de trouw: een foto van jullie twee, van een verloving of een fotoshoot. Na de trouw: de reportage, of een link ernaartoe. Voor beide gelden de twee vragen van hierboven. Mag het van de fotograaf, en mag het van wie erop staat?

Op een trouwsite van Ringske kiezen jullie zelf welke delen zichtbaar zijn. Zoekmachines nemen trouwsites niet op, dus wie het adres niet kent, vindt de site niet. Wie meer wil, zet een toegangscode. Gasten die de QR-code op het kaartje scannen, typen niets. Wie de link in WhatsApp of Messenger plakt, ziet een foto in het deelbeeld, behalve met een toegangscode: dan blijft die foto weg. De ochtend na de trouw bedankt de site jullie gasten, met een link naar de foto's als jullie die toevoegen.

Zet die link pas als jullie weten wat het contract toelaat. Een online galerij van de fotograaf, achter een wachtwoord, is vaak de eenvoudigste weg: de bestanden blijven bij hem, en jullie delen alleen de toegang. Een groepsfoto met alle gasten op een publieke pagina is een andere keuze dan dezelfde foto achter een code.

Een controleerbaar pakketvoorbeeld

Thomas Blairon vermeldt voor Full Love €900 exclusief btw voor acht uur, minstens 350 bewerkte foto’s, levering binnen zes weken en 50 km heen en terug inbegrepen. De aanbieder vermeldt 21% btw: dat is €1.089 inclusief btw. Dit is één openbare formule, geen markgemiddelde. Controleer de actuele voorwaarden bij Thomas Blairon ↗.