Trouwchecklist voor België
Wat moet er wanneer geregeld zijn?
Ruim veertig taken voor een trouw in België, van het budget een jaar vooraf tot de bedankkaartjes erna. Met de huwelijksaangifte bij de gemeente, de muzieklicentie van Unisono en de aantallen voor de traiteur. Dit is de lijst die elk koppel in Ringske krijgt.
Vul hem in en elke taak krijgt een datum. Er wordt niets opgeslagen.
Meer dan een jaar vooraf
3 taken
-
13 maanden vooraf
Budget bepalen — en wie wat betaalt
Spreek ook met de ouders af of en hoe ze bijdragen. Zet het in Budget, dan zie je meteen wat er nog vrij is.
-
13 maanden vooraf
Eerste gastenlijst opmaken
Een ruwe telling volstaat: die bepaalt welke zalen in aanmerking komen.
-
12 maanden vooraf
Datum en locatie vastleggen
Populaire zalen zijn een jaar op voorhand volzet, zeker op zaterdag in mei–september.
9 tot 12 maanden vooraf
6 taken
-
11 maanden vooraf
Datum en uur reserveren bij de gemeente
Veel gemeenten laten je tot een jaar vooraf reserveren (Gent bv.). Een reservatie is nog geen aangifte.
-
11 maanden vooraf
Jullie trouwsite aanvullen
Timing, praktische info, foto's — dan staat alles klaar voor de save-the-dates.
-
10 maanden vooraf
Getuigen kiezen
Optioneel: geen tot vier getuigen voor jullie samen, en ze moeten meerderjarig zijn. De gemeente vraagt hun gegevens bij de aangifte.
-
10 maanden vooraf
Fotograaf (en videograaf) boeken
-
9 maanden vooraf
Traiteur kiezen en een proeverij plannen
Vraag of dieetwensen en kinderporties inbegrepen zijn.
-
9 maanden vooraf
DJ of band boeken
6 tot 9 maanden vooraf
7 taken
-
8 maanden vooraf
Save-the-dates versturen
Vooral voor gasten van ver of bij een datum in de vakantie.
-
8 maanden vooraf
Trouwkleed en pak zoeken
Reken op enkele maanden levertijd plus pasbeurten.
-
7 maanden vooraf
Ceremoniemeester of spreker vragen
-
7 maanden vooraf
Bloemist kiezen
-
6 maanden vooraf
Materiaal huren
Tent, tafels, stoelen, glazen en bestek, toiletwagen… Vergelijk en zet het in Leveranciers.
-
6 maanden vooraf
Huwelijkscontract bespreken met de notaris
Optioneel, en altijd vóór het huwelijk. De notaris registreert het contract zelf in het centraal register; een attest voor de gemeente is niet meer nodig.
-
6 maanden vooraf
Overnachtingen voor gasten regelen
3 tot 6 maanden vooraf
7 taken
-
5 maanden vooraf
Uitnodigingen ontwerpen en laten drukken
Zet jullie RSVP-link of QR-code op het kaartje — die vind je bij Uitnodigen.
-
4 maanden vooraf
Taart kiezen en bestellen
-
4 maanden vooraf
Trouwringen kiezen
Graveren duurt vaak enkele weken.
-
3 maanden vooraf
Haar & make-up: proefsessie
-
3 maanden vooraf
Vervoer regelen
Voor jullie zelf, en eventueel een pendel voor gasten.
-
3 maanden vooraf
Huwelijksreis boeken
-
3 maanden vooraf
Uitnodigingen versturen
Vink in de gastenlijst aan wie een kaartje kreeg.
1 tot 3 maanden vooraf
6 taken
-
45 dagen vooraf
RSVP's opvolgen
In de gastenlijst filter je op "nog geen antwoord".
-
6 weken vooraf
Huwelijksaangifte doen bij de gemeente
Wettelijk ten vroegste 6 maanden en ten laatste 14 dagen vóór de trouwdatum. Veel gemeenten vragen het vroeger (Gent: minstens 6 weken) — kijk wat jullie gemeente vraagt. Meebrengen: identiteitskaart; de gemeente vraagt de geboorteakte meestal zelf op. Eén van jullie kan de aangifte ook alleen doen, met een volmacht van de ander.
Alles over de huwelijksaangifte → -
1 maand vooraf
Menu en dieetwensen doorgeven aan de traiteur
De dieetlijst staat klaar bij RSVP.
-
1 maand vooraf
Muzieklicentie aanvragen (Unisono)
Draait er muziek op een feest in een zaal, met gasten die geen familie zijn? Dan heb je meestal een licentie van Unisono nodig; die van de zaal dekt jullie feest niet altijd. Vraag het na bij de zaal of de DJ en vraag ze aan via unisono.be.
-
1 maand vooraf
Draaiboek van de dag opmaken
-
1 maand vooraf
Teksten en muziek voor de ceremonie kiezen
De laatste maand
5 taken
-
3 weken vooraf
Tafelschikking maken (bij een zittend diner)
Enkel als jullie gasten een vaste plaats aan tafel krijgen. Walking dinner, foodtrucks, buffet of enkel een receptie? Sla deze taak dan gewoon over. Wel een zittend diner: zet bij Momenten "vaste plaatsen" aan en schik jullie gasten bij Tafelschikking — daar druk je ook het plan af en exporteer je de dieetlijst voor zaal en traiteur.
-
3 weken vooraf
Laatste pasbeurt
-
3 weken vooraf
Saldo's van leveranciers plannen
Zet de betalingen bij elke uitgave in Budget, dan komen ze in de dagelijkse mail.
-
10 dagen vooraf
Definitieve aantallen doorgeven aan traiteur en zaal
De aantallen per moment staan bij RSVP.
-
1 week vooraf
Leveranciers bevestigen: uren en adres
De laatste week
2 taken
-
3 dagen vooraf
Ringen klaarleggen en getuigen briefen
-
2 dagen vooraf
Noodpakketje maken
Pleisters, naald en draad, veiligheidsspelden, pijnstillers, oplader.
Na de trouw
5 taken
-
3 dagen erna
Gehuurd materiaal terugbrengen
-
2 weken erna
De foto's van Rolleke bekijken
-
1 maand erna
Bedankkaartjes versturen
-
1 maand erna
Leveranciers bedanken (en een review geven)
-
45 dagen erna
Foto's delen met de gasten
Vragen
Hoe lang op voorhand begin je aan een trouw?
Reken op een jaar. Populaire zalen zijn een jaar vooraf volzet, zeker op zaterdag tussen mei en september, en veel gemeenten laten je de datum tot een jaar vooraf reserveren. Fotograaf, traiteur en muziek volgen in de maanden daarna. Met minder tijd lukt het ook: begin dan met de zaal, de gemeente en de traiteur.
Wanneer doe je de huwelijksaangifte?
Wettelijk ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen voor de trouwdatum, bij de gemeente waar een van jullie woont. Veel gemeenten vragen het vroeger — Gent bijvoorbeeld minstens zes weken vooraf — dus kijk wat jullie gemeente vraagt.
Heb je een muzieklicentie nodig voor een trouwfeest?
Meestal wel, als er muziek speelt op een feest in een zaal met gasten die geen familie zijn. Die licentie vraag je aan bij Unisono; de licentie van de zaal dekt jullie feest niet altijd. Vraag het na bij de zaal of de DJ.
Wanneer geef je de aantallen door aan de traiteur?
De definitieve aantallen meestal een tiental dagen vooraf; het menu en de dieetwensen een maand vooraf. Spreek de precieze termijn af in het contract.
Moeten we een huwelijkscontract hebben?
Nee, het is optioneel. Willen jullie er een, dan maak je het bij de notaris, altijd vóór het huwelijk. De notaris registreert het zelf in het centraal register; een attest voor de gemeente is niet meer nodig.
Deze lijst, met jullie datum, in jullie agenda.
In Ringske staat elke taak op jullie trouwdatum, schuift alles mee als die verandert, en krijgen jullie elke ochtend wat er die week moet gebeuren. Beginnen is gratis.
Begin gratis