Kosten van een trouwfeest voor 100 personen, of voor 50

Waarom er geen eerlijk gemiddelde is

Een gemiddelde prijs per persoon telt een walking dinner in een schuur samen met een zittend diner van vijf gangen in een kasteel. Het zegt niet wat jullie zaal vraagt, niet wat jullie traiteur rekent, en niet hoeveel van jullie honderd gasten blijven eten. Blogs die toch een getal geven, zeggen er zelden bij uit welk jaar het komt of hoeveel trouwfeesten erin zitten.

Welke bedragen wel publiek zijn, zoals de retributie van de gemeente of het ereloon van de notaris, staat bij wat een trouw kost. Deze pagina gaat over het deel dat geen overheid publiceert: het feest. Daar geldt één regel. Het aantal gasten verandert sommige posten en andere niet. Wie weet welke, kan zelf uitrekenen wat vijftig of honderd mensen kosten.

Elke post in twee: vast en per gast

Neem elke offerte en vraag bij elke regel: verandert dit als er tien mensen meer komen? Zo ja, dan is het een prijs per gast. Zo nee, dan is het vast. Een zaal met een vaste huurprijs is vast. Een menu aan een prijs per persoon groeit mee. Sommige offertes hebben allebei: een vaste huur en daarbovenop een prijs per couvert.

Er is ook een derde soort, die in stappen gaat: per tafel, per kelner, per bus. Tien gasten meer betekent soms een tafel meer, met een tafelstuk, een tafelkleed en een extra kelner. Die posten groeien niet per persoon, maar ze blijven ook niet staan. Reken ze uit voor het aantal dat jullie verwachten, en vraag waar de volgende stap valt.

In de tool op trouwbudget kies je per post "vast bedrag" of "per gast". Per gast vul je een prijs per volwassene in, en een prijs per kind als die er is. Het aantal gasten staat bovenaan. Schuif ermee, en je ziet meteen welke posten meebewegen.

Wat meegroeit met het aantal gasten

Eten en drank zijn de grote posten die per persoon gaan. Een traiteur rekent eten doorgaans per persoon en per moment: een prijs voor de receptie, een prijs voor het diner, soms een aparte prijs voor een dessertbuffet of een nachtsnack. Drank gaat per persoon als forfait voor een aantal uren, of op verbruik. Bij verbruik ken je het bedrag pas achteraf. Vraag dan hoe de traiteur rekent, zodat jullie er zelf een schatting op kunnen zetten.

Bediening hangt aan het aantal gasten, maar in stappen: meer gasten, meer mensen in de zaal. Soms zit ze in de prijs per persoon, soms staat ze apart, per uur. Gehuurd materiaal (borden, glazen, bestek, stoelen, tafels, linnen) huur je per stuk of per couvert. Zit het niet bij de zaal of de traiteur, dan groeit het mee met wie aan tafel zit.

Twee posten tellen anders dan je denkt. Drukwerk gaat per uitnodiging, niet per gast: "Lotte en haar ouders" is één kaartje, één envelop, één postzegel. Tel dus de rijen in de gastenlijst, niet de personen. Meer over kaartjes staat bij trouwuitnodigingen. Bedankjes gaan per gast of per uitnodiging, afhankelijk van wat jullie geven.

De zaal groeit soms mee. De ene locatie rekent een vaste huur, de andere een prijs per persoon, een derde allebei. En een zaal heeft een capaciteit: wie van 50 naar 100 gasten gaat, heeft misschien een andere zaal nodig. Hoe je locaties vergelijkt, staat in de gids over trouwlocaties.

Wat niet meegroeit

De fotograaf rekent uren en werk achteraf, geen gasten. Kleren, ringen, haar en make-up voor jullie twee kosten hetzelfde bij 50 of bij 100 gasten. De dj of de band speelt even lang. Het burgerlijk huwelijk kost wat de gemeente vraagt, los van wie er later in de zaal zit. Wat de prijs van een fotograaf bepaalt, staat in de gids over de trouwfotograaf. Of jullie zelf een muzieklicentie nodig hebben, staat bij wat een trouw kost.

Vaste posten worden per gast duurder als er minder gasten komen. Een fotograaf kost per gast twee keer zoveel bij 50 gasten als bij 100. Dat is geen reden om meer mensen uit te nodigen. Het verklaart wel waarom de prijs per gast van een kleine trouw hoger kan uitvallen dan die van een grote.

Gasten per moment

Op veel Vlaamse trouwfeesten komt niet iedereen naar alles. Een deel van de gasten komt naar de ceremonie en de receptie, een ander deel blijft ook voor het diner en het feest. Wie alleen naar de receptie komt, drinkt en eet daar, maar zit niet aan tafel. Voor de traiteur zijn dat twee aantallen, met twee prijzen.

Tel daarom niet "100 gasten", maar per moment: hoeveel op de receptie, hoeveel aan het diner, hoeveel op het avondfeest. Wie aan het diner zit, is meestal ook op de receptie. Tel die gast dan bij allebei.

In Ringske nodigen jullie elke uitnodiging uit voor de momenten die jullie zelf benoemen, en gasten antwoorden per moment. Hoe dat werkt, staat bij RSVP. In het budget van Ringske kan een uitgave "per gast" zijn voor één moment. Het totaal volgt dan de gastenlijst van dat moment: eerst iedereen die uitgenodigd is, en zodra er antwoorden zijn, wie komt plus wie nog kan komen. Een prijs voor het diner rekent zo met de dinergasten, een prijs voor de receptie met iedereen op de receptie.

Kinderen aan een kinderprijs

Veel traiteurs hebben een kinderprijs of een kindermenu. Vraag tot welke leeftijd die geldt, en wat ze rekenen voor de kleinsten. Tel kinderen in de gastenlijst apart van de volwassenen, per uitnodiging. Dan weten jullie per moment hoeveel kinderen er komen.

In de rekentool vul je bij een post per gast twee prijzen in: per volwassene en per kind. Laat je het kindveld leeg, dan rekent de tool voor die post niets voor de kinderen. In Ringske zelf werkt het omgekeerd: de kinderprijs is optioneel, en zonder kinderprijs telt een kind als een volwassene.

Een kinderprijs geldt voor het eten, soms voor de drank. Een stoel, een bord en een plaats aan tafel tellen wel mee voor het gehuurde materiaal en de tafels.

Btw: eten en drank zijn niet hetzelfde

Op een offerte van een traiteur staan twee btw-tarieven. Restaurant- en cateringdiensten vallen onder het verlaagde tarief van 12 procent, "met uitsluiting van het verschaffen van dranken". Zo staat het in rubriek I van tabel B van het koninklijk besluit nr. 20, geciteerd in het advies van de Raad van State dat samen met het koninklijk besluit van 14 februari 2026 ↗ verscheen. Drank valt dus niet onder die 12 procent, ook water en frisdrank niet.

Voor die drank geldt 21 procent. Het ontwerp van dat besluit wilde niet-alcoholische dranken bij een restaurant- of cateringdienst van 21 naar 12 procent brengen. Die verlaging zit niet in het besluit dat op 23 februari 2026 in het Belgisch Staatsblad verscheen. Het besluit verhoogde wel het tarief voor overnachtingen in hotels en gelijkaardig gemeubeld logies, van 6 naar 12 procent, sinds 1 maart 2026. Boeken jullie kamers voor gasten, dan zit dat tarief in die prijs. Op Justel ↗ staat het besluit van 14 februari 2026 als de meest recente wijziging van de btw-tarieven.

Vraag dus bij elke prijs of de btw erin zit. Volgens artikel VI.2 van het Wetboek van economisch recht ↗ moet een onderneming een consument, voor die gebonden is, de totale prijs geven, met alle belastingen. Staat er toch "excl. btw" op een offerte, vraag dan de prijs inclusief. Een prijs per persoon zonder btw lijkt goedkoper dan hij is, en twee offertes vergelijk je alleen op dezelfde basis.

Werkt de traiteur met één forfait voor eten en drank samen, vraag dan hoe dat bedrag verdeeld is. Eten en drank hebben een ander tarief. Korten jullie de drankformule in of passen jullie het menu aan, dan willen jullie weten welk deel verandert. Zet in het budget altijd het bedrag dat jullie echt betalen, met de btw erbij.

Een forfait per persoon en een minimumaantal

Veel feestzalen werken met een forfait per persoon: zaal, eten, drank en bediening voor een aantal uren, in één prijs per gast. Dat rekent makkelijk: forfait maal het aantal gasten. Maar een forfait zegt pas iets als je weet wat erin zit.

Vraag bij elk forfait: welke momenten zitten erin, receptie, diner, avondfeest? Hoeveel uren drank, en wat kost een uur extra? Is er een andere prijs voor gasten die alleen naar de receptie komen? Hoe tellen kinderen? Zijn bediening, afwas, glazen en tafellinnen inbegrepen? En de btw?

Een forfait komt vaak met een minimumaantal gasten. Vraag wat er gebeurt als jullie eronder zakken, tot wanneer jullie het aantal nog mogen verlagen, en of de factuur rekent met het aantal dat jullie doorgaven of met wie er echt was. Ligt het minimum boven jullie aantal, dan is het forfait voor jullie geen prijs per persoon meer, maar een vast bedrag.

Zet een forfait in de rekentool als één post per gast, bij Locatie of bij Eten, en laat de posten die erin zitten leeg. Anders tellen jullie ze twee keer.

Voorbeeld: Lotte en Warre, 100 uitgenodigd

Lotte en Warre nodigen 100 mensen uit. 70 komen naar de receptie en het diner, 30 alleen naar de receptie. Hun traiteur rekent per persoon: hapjes op de receptie, een menu, een kindermenu, receptiedrank en een drankforfait voor diner en feest. De zaal rekent een vaste huur. Hieronder staan geen bedragen, alleen hoe ze elke regel vullen.

Bovenaan in de rekentool zetten ze hun totaalbudget: wat ze samen afspraken, met wat de ouders bijleggen. Bij volwassenen en kinderen vullen ze samen 100 in, iedereen die minstens naar de receptie komt. De tool rekent met één aantal gasten. Voor wat alleen de 70 dinergasten krijgen, rekenen ze daarom zelf en vullen ze een vast bedrag in.

Locatie: vast bedrag, de huur uit de offerte van de zaal. Eten: vast bedrag, zelf uitgerekend als hapjesprijs × 100, plus menuprijs × de volwassenen aan het diner, plus kindermenu × de kinderen aan het diner. Drinken + personeel: vast bedrag, receptiedrank × 100, plus drankforfait × 70, plus de bediening zoals de offerte ze rekent, per uur of per gast.

Gehuurde spullen: vast bedrag, huurprijs per couvert × 70, want alleen wie aan tafel zit, heeft een couvert nodig. Bloemen en decoratie: vast bedrag, met de tafelstukken × het aantal tafels voor 70 gasten. Drukwerk: vast bedrag, prijs per kaart × het aantal uitnodigingen, niet × 100. Bedankjes: per gast, want iedereen krijgt er een. Hier past de prijs per gast met 100. Krijgen de kinderen hetzelfde, dan vullen ze bij het kind dezelfde prijs in.

Fotograaf, muziek, kleren, haar en make-up, ringen, de wettelijke trouw, vervoer en overnachting: vaste bedragen, uit een offerte of uit wat ze ervoor willen uitgeven. Wat nog leeg is, blijft leeg tot er een offerte is.

Naast de verdeling toont de tool "per gast": wat verdeeld is, gedeeld door alle gasten, kinderen meegeteld. Bij Lotte en Warre tellen de 30 receptiegasten daarin mee. Dat getal toont wat het hele feest per aanwezige kost. Het is geen prijs om naast de offerte van een traiteur te leggen.

In Ringske zelf hoeven ze niet te vermenigvuldigen. Daar maken ze bij Eten een uitgave "Receptie", per gast voor het moment Receptie, en een uitgave "Diner", per gast voor het moment Diner, met een kinderprijs. Het totaal volgt de gastenlijst van elk moment. Zegt een dinergast af voor het diner maar komt die wel naar de receptie, dan daalt het diner en blijft de receptie gelijk.

Van 100 naar 50: wat verandert

Halveer de gasten en de posten per gast halveren mee: het menu, de drank, de couverts, de bedankjes. De vaste posten blijven staan. Daarom halveert het totaal niet. Hoeveel het zakt, hangt af van hoe groot het deel per gast in jullie budget is. Dat zie je in de rekentool door het aantal gasten van 100 naar 50 te zetten.

Let op de stappen. Bij 50 gasten zijn er minder tafels, minder tafelstukken en misschien minder bediening. Een kleinere zaal kan goedkoper zijn, of net niet, als een grote zaal een minimumaantal vraagt dat jullie niet halen. Vraag bij elke locatie de prijs voor jullie aantal, niet die uit de brochure.

Snoeien kan ook per moment. Een deel van de gasten uitnodigen voor de receptie en niet voor het diner, verandert de duurste post zonder iemand te schrappen. Beslis dat vroeg, want het hoort op het kaartje. De trouwchecklist zet het budget en een eerste gastenlijst daarom vooraan, meer dan een jaar voor de datum.