Trouwuitnodigingen maken: tekst, timing en postzegels

Wat er op de uitnodiging moet staan

Begin bij wat een gast nodig heeft om te komen. Wie er trouwt: jullie voornamen, en de familienamen als niet iedereen jullie goed kent. De datum, met de weekdag erbij. "Zaterdag 11 september 2027" leest sneller dan een datum in cijfers. En per moment een uur en een volledig adres, met de naam van de zaal of het gemeentehuis.

Een trouw in Vlaanderen bestaat vaak uit meerdere delen op één dag. Het burgerlijk huwelijk in het gemeentehuis, soms een ceremonie op een andere plek, een receptie, een diner, een feest. In Ringske benoemen jullie die momenten zelf, met een datum en een beginuur. Gebruik op het kaartje dezelfde namen als op de site en in de RSVP. Dan moet een gast geen twee programma's naast elkaar leggen.

Daarna komt het antwoord: een datum tegen wanneer, en hoe. Een link, een QR-code, een telefoonnummer. Kies er één of twee. Drie kanalen betekent drie plekken waar een antwoord kan verdwijnen.

Wat mag maar niet hoeft: een dresscode, een cadeautip, overnachten in de buurt, parkeren, de weg. Op een klein kaartje wordt dat snel druk. Zet die praktische info liever op jullie trouwsite en hou het kaartje kort. Een gedrukt kaartje kun je niet meer bijwerken. Een site wel.

Druk pas als het uur van het gemeentehuis vastligt. Elke gemeente werkt anders. In Gent reserveer je dag en uur tot een jaar op voorhand, schrijft stad Gent ↗. In Leuven legt de stad de datum pas vast tijdens de aangifte zelf, volgens de site van Leuven ↗. Een uur dat nog kan schuiven, hoort niet op een stapel gedrukte kaartjes.

Wie komt naar welk moment

Niet iedereen is voor alles uitgenodigd, en dat is in Vlaanderen gewoon. Collega's komen naar de receptie. Familie en vrienden blijven voor het diner. Het feest is soms weer ruimer. Dat moet op het kaartje duidelijk zijn. Anders staan er 's avonds mensen aan tafel voor wie geen bord klaarstaat.

Werk met één uitnodiging per huishouden, niet per persoon. "Familie Janssens, vier personen" is één uitnodiging, met één antwoord per moment. Zo werkt de gastenlijst in Ringske: één rij per uitnodiging, met het aantal personen en een kolom per moment. Kinderen tellen mee in dat aantal.

Op papier zijn er twee manieren. Jullie drukken een paar versies: een kaartje voor de hele dag, een voor de receptie, een voor het avondfeest. Of jullie drukken één kaartje en laten de RSVP het verschil maken. In de RSVP van Ringske ziet een gast enkel de momenten waarvoor hij of zij uitgenodigd is. Staat het volledige programma op één kaartje voor iedereen, dan leest een receptiegast daar een diner dat hij online niet terugvindt. Kies dus: aparte versies, of een kaartje dat alleen de datum, het eerste moment en de link noemt.

Schrijf de namen op de enveloppe zoals de uitnodiging in jullie lijst staat. Zijn de kinderen mee uitgenodigd, zet hun namen erbij of schrijf "en kinderen". Staan ze er niet op, dan zegt de enveloppe het al: wie niet genoemd is, is niet uitgenodigd. Een zin op het kaartje maakt het voor iedereen duidelijk. Voorbeelden staan hieronder.

Voor wie wel naar de receptie komt maar niet naar het diner, kun je in Ringske bij een moment een zin zetten voor wie niet uitgenodigd is. Bijvoorbeeld dat het diner in kleine kring is, en dat avondgasten zelf iets eten. Die gast leest dat in de uitnodigingsmail, op de trouwsite en na de RSVP. Zo hoeft het niet op het kaartje.

Tegen wanneer en hoe gasten antwoorden

De antwoorddatum volgt uit één vraag aan de traiteur en de zaal: wanneer willen zij de definitieve aantallen? Dat staat in de offerte of het contract. Tel van die dag terug. Jullie hebben tijd nodig om wie niet antwoordde nog te bellen, en om de aantallen per moment en de dieetwensen na te kijken. De RSVP-deadline ligt dus een paar weken voor de datum van de traiteur, niet op dezelfde dag.

Antwoorden kan op papier, met een antwoordkaartje en een postzegel. Dan tellen jullie zelf. Het kan per bericht, en dan staan de antwoorden verspreid over WhatsApp en mail. De digitale RSVP van Ringske werkt met één link en één QR-code voor het hele huwelijk. Die zetten jullie op elk kaartje, zonder persoonlijke codes te drukken. Gasten scannen de code of openen de link, zoeken hun naam en antwoorden per moment: met hoeveel ze komen, hoeveel kinderen, hun dieetwensen en jullie eigen vragen. Ze hebben geen app en geen account nodig. Ze geven wel een e-mailadres op, voor de bevestiging en om hun antwoord later te wijzigen.

De QR-code download je in Ringske als SVG. Dat is een vectorbestand: het blijft scherp, ook op een groot kaartje. Geef het zo aan de drukker of de ontwerper, niet als schermafbeelding. Zet de link er ook als tekst bij, voor wie geen camera gebruikt. Schermen jullie de site af met een toegangscode, zet die dan aan voor je de QR-code downloadt. Een code van daarvoor bevat de sleutel niet.

Zetten jullie een deadline, dan vertrekt er één automatische herinnering naar wie een kaartje of mail kreeg, een e-mailadres heeft en nog niet antwoordde. Jullie kiezen of dat 7, 14 of 21 dagen voor de deadline is. Vink in de gastenlijst aan wie een kaartje kreeg, anders weet de herinnering niet wie ze mag aanschrijven. De deadline sluit de RSVP niet vanzelf. Dat doen jullie, als de aantallen vastliggen. En bomma die liever belt: haar antwoord vullen jullie zelf in.

Save-the-date en uitnodiging: wanneer

Een save-the-date is geen uitnodiging. Het zegt alleen: hou die dag vrij. Er hoeven geen uren of adressen op, en het vraagt geen antwoord. Het helpt vooral voor gasten die van ver komen, of als jullie datum in een vakantie valt. In de trouwchecklist van Ringske staat het op 240 dagen voor de trouw, ongeveer acht maanden. Dat is een vertrekpunt om te verschuiven, geen regel.

De uitnodiging zelf staat in die checklist op 90 dagen voor de trouw, met het ontwerp op 150 dagen. Die volgorde past tussen twee vaste punten. Het eerste is de huwelijksaangifte. Volgens Vlaanderen.be ↗ doen jullie die ten vroegste zes maanden en ten laatste veertien dagen voor de trouwdatum. Sommige gemeenten vragen ze vroeger: Gent minstens zes weken vooraf. Drie maanden voor de trouw is dat venster al open. Is de aangifte dan gedaan, of het uur bij de gemeente bevestigd, dan staat er op het kaartje niets meer dat nog kan schuiven.

Het tweede vaste punt is de datum van de traiteur. Tussen het versturen en die datum moeten gasten tijd hebben om te antwoorden, jullie tijd om op te volgen, en de herinnering haar venster. Een rekenvoorbeeld voor Noor & Bram, die trouwen op zaterdag 11 september 2027. De aangifte kan volgens Vlaanderen.be vanaf 11 maart 2027 en uiterlijk op 28 augustus 2027. Hun uitnodigingen gaan half juni de deur uit. Stel dat hun traiteur de aantallen op 1 september wil. Dan leggen ze de RSVP-deadline op zaterdag 14 augustus, en vertrekt de herinnering op 31 juli, veertien dagen ervoor. Na de deadline blijven er ruim twee weken over om te bellen en te tellen.

Valt de antwoordtermijn in de zomervakantie, zoals bij Noor & Bram, reken dan wat ruimer. Wie op reis is, leest de post later. De hele volgorde, van de zaal tot de bedankkaartjes, staat in de tijdlijn voor 2027.

Voorbeeldteksten

Hieronder vijf teksten om aan te passen, voor een trouw met een burgerlijk huwelijk, een receptie en een feest. Vervang de namen, uren en adressen. Gebruik voor elk moment dezelfde naam als in jullie RSVP.

Formeel: "Samen met hun ouders hebben Noor Peeters en Bram Willems de eer u uit te nodigen op hun huwelijk, op zaterdag 11 september 2027. Het burgerlijk huwelijk wordt voltrokken om 11 uur in het gemeentehuis, [adres]. Aansluitend bent u welkom op de receptie, vanaf 13 uur in [zaal, adres]. Graag uw antwoord vóór 14 augustus 2027, via de QR-code of op noor-bram.ringske.be."

Informeel: "We trouwen. Op zaterdag 11 september 2027 zeggen we ja, om 11 uur in het gemeentehuis van [gemeente]. Daarna klinken we op de receptie in [zaal], en vanaf 20 uur is het feest. Laat je ons weten of je erbij bent? Scan de code of surf naar noor-bram.ringske.be, ten laatste op 14 augustus. Noor & Bram"

Met kinderen, als zin onder de uitnodiging: "Jullie kinderen zijn van harte welkom. Laat in jullie antwoord weten met hoeveel jullie komen en hoeveel kinderen er meekomen, dan houden we een plekje en een bord vrij."

Zonder kinderen: "We vieren deze dag graag met de volwassenen. We hopen dat jullie een oppas vinden en er een avond voor jezelf van maken." Zeg het vriendelijk en zonder uitzonderingen in de tekst. Maken jullie toch een uitzondering, bijvoorbeeld voor de kinderen van de getuigen, regel dat persoonlijk en niet op het kaartje.

Enkel de receptie: "Noor en Bram trouwen op zaterdag 11 september 2027. We zouden het fijn vinden om met jullie te klinken op de receptie, vanaf 14 uur in [zaal, adres]. Laat je ons vóór 14 augustus weten of je komt? Scan de code of surf naar noor-bram.ringske.be." Schrijf niet "u bent ook welkom op de receptie", alsof het een troostprijs is. Een kaartje dat alleen de receptie noemt, is duidelijk genoeg.

Lezen sommige gasten geen Nederlands, zet dan een korte Engelse zin bij de QR-code. De trouwsite en de RSVP van Ringske bestaan in het Nederlands en het Engels, en gasten kiezen zelf hun taal.

Zelf maken, een ontwerper of een online drukkerij

Zelf maken kan met een tekenprogramma of een sjabloon, en printen thuis of bij een copyshop. Het voordeel is controle: jullie passen aan tot de laatste dag. Het nadeel zit in het papier en het werk. Niet elke printer neemt dik papier, en snijden, plooien en enveloppen vullen kost avonden. Doe eerst een proef met één kaartje, één enveloppe en één postzegel.

Een grafisch ontwerper of een papeterie maakt een ontwerp op maat, vaak met bijpassende menukaarten, naamkaartjes of bedankkaartjes. Vraag vooraf hoeveel correctierondes inbegrepen zijn, wie het drukwerk regelt, en wanneer de bestanden klaar zijn.

Een online drukkerij werkt met sjablonen of met jullie eigen bestand. Dat gaat snel en de prijs zie je meteen, maar het papier zie je pas bij de levering. Bestel eerst een staal, als dat kan.

Welke weg jullie ook kiezen, vraag dit na voor je bestelt. Het papier: de soort, de dikte in g/m² en de afwerking. Het formaat van het kaartje én van de enveloppe, want dat bepaalt de postzegel. Een drukproef, op papier of als pdf, en wie betaalt voor een fout die na de goedkeuring blijft staan. De levertijd. En het aantal: tel uitnodigingen, niet gasten, en neem reserve voor een vergeten tante, een verkeerd adres, een kaartje voor jullie zelf en een voor de fotograaf. Vraag ook wat een kleine nabestelling kost, zodat jullie weten of wat extra nu verstandiger is.

Lees de proef met twee. Namen, datum, weekdag, uren, adressen, de link onder de QR-code. Scan de QR-code op de proef zelf met een gsm, niet alleen op het scherm.

Postzegels: wat bpost vraagt

bpost rekent een brief binnen België op formaat en gewicht, en op Prior of Non Prior. Volgens de praktische gids van bpost ↗ wordt een Prior-brief de eerste werkdag na afgifte uitgereikt, een Non Prior-brief binnen de drie werkdagen. Weekends en feestdagen tellen niet mee. Een uitnodiging die drie maanden op voorhand vertrekt, heeft Prior niet nodig.

Een genormaliseerde brief is rechthoekig, minstens 90 × 140 mm en hoogstens 125 × 235 mm, hoogstens 5 mm dik en hoogstens 50 gram. Op de site van bpost ↗ staan een A4 in drie of in vier geplooid als voorbeelden. Zo'n brief kost één zegel. In 2026 is dat Non Prior 1,63 euro per stuk of 1,58 euro bij aankoop per tien, en Prior 2,52 euro per stuk of 2,47 euro per vijf.

Wat daar niet in past, is niet-genormaliseerd, tot 230 × 350 mm, 30 mm dik en 2 kilogram. Een A5, dus een A4 in twee geplooid, valt daaronder. Vierkant ook: bpost schrijft dat vierkante zendingen altijd tegen het tarief voor niet-genormaliseerde zendingen gaan, met een minimum van 140 × 140 mm. Tot 100 gram zijn dat twee eenheden. In 2026 kost dat Non Prior 3,26 euro per stuk (3,16 euro bij volume) en Prior 5,04 euro (4,94 euro). Van 100 tot 350 gram zijn het drie eenheden: 4,89 euro Non Prior en 7,56 euro Prior per stuk. Een vierkant kaartje of een grote enveloppe kost dus het dubbele van een kleine rechthoekige.

Leg daarom de enveloppe vast voor het ontwerp, niet alleen het kaartje. Een lintje, een lakzegel of een extra inlegkaart kan een enveloppe over de 5 mm of de 50 gram duwen. Weeg een volledig gevuld exemplaar. Een kaartje zonder enveloppe, zoals een save-the-date als postkaart, moet volgens bpost minstens 140 g/m² zijn, met de rechterhelft van de voorkant vrij voor het adres en de zegel.

Vanaf 1 januari 2027 worden de zegels duurder. In het persbericht van bpost ↗ van 2 oktober 2026 staan de nieuwe prijzen: Non Prior 1,77 euro per stuk en 1,72 euro per stuk per vel van tien, Prior 2,73 euro per stuk en 2,68 euro per stuk per vel van vijf. Afhankelijk van de inflatie kan daar in de loop van 2027 nog een aanpassing van maximaal 3 procent bijkomen. Zegels die voor 2027 gekocht zijn, blijven onbeperkt geldig, dankzij het systeem van frankeereenheden. Wie in 2027 trouwt en de zegels al heeft liggen, verstuurt ze dus gewoon.

Een eigen zegel kan ook: bpost verkoopt gepersonaliseerde zegels onder de naam MyStamp. Op de tarievenpagina voor 2026 kost een vel van twintig Prior-zegels 2,93 euro per zegel, Non Prior met waarde 1 2,03 euro, en met waarde 2 3,63 euro. Grotere aantallen zijn goedkoper per zegel. Kijk de prijs voor 2027 na bij bpost voor jullie bestellen.

Adressen verzamelen

Het lastigste deel van uitnodigingen is vaak niet de tekst, maar de adressen. Verzamel ze in dezelfde lijst als de uitnodigingen, niet in een apart document. In de gastenlijst van Ringske heeft elke uitnodiging een postadres, bij Details.

Ontbreken er adressen, deel dan de link of de QR-code onder Vraag adressen op, in een familiegroep of per bericht. Gasten zoeken hun naam en vullen hun adres in. Daarna downloaden jullie alles met Adressen voor enveloppen.

Schrijf het adres zoals bpost het wil lezen. De praktische gids vraagt drie tot zes regels, links uitgelijnd: naam, straat met huisnummer en eventueel "bus" met het busnummer, en dan postcode en gemeente. Geen "B" voor de postcode. "België" hoeft niet voor post binnen België. Voor het buitenland schrijf je het land voluit. bpost vraagt ook geen leestekens of speciale tekens zoals een "&" in het adres: schrijf op de enveloppe dus "Noor Peeters en Bram Willems". bpost vraagt altijd een afzender, bij voorkeur op de achterkant. Zo komt een kaartje met een verkeerd adres bij jullie terug.

Vink na het posten Kaartje verstuurd aan. Dan zien jullie wie er nog geen kreeg, en weet de herinnering wie ze mag aanschrijven. Na de trouw komt dezelfde lijst terug voor de bedankkaartjes: welk cadeau van welke uitnodiging kwam, en wie al bedankt is. Wat er na de dag nog te doen is, staat bij wat er na de trouw te regelen valt.

De trouwsite en de RSVP online

Plannen in Ringske is gratis: de gastenlijst, de momenten, het importeren en exporteren, de aantallen per moment. Gasten laten antwoorden is een aparte stap. Met een betaald plan staan jullie trouwsite en de RSVP online, en werken de link en de QR-code op het kaartje, net als de link om adressen op te vragen. De bedragen staan op de prijspagina, niet hier, zodat een prijswijziging maar op één plek hoeft te kloppen. Er is geen abonnement en geen kost per gast.

Zet de site online voor de kaartjes naar de drukker gaan. Scan de QR-code op de drukproef en zoek een naam uit jullie lijst op. Dan weten jullie zeker dat de code op elk kaartje ergens naartoe leidt.